Chargé De Gestion Administrative Rh

Musée du Louvre

Le Centre de conservation du Louvre (CCL), bâtiment de 18000 m² destiné à accueillir des œuvres du musée du Louvre actuellement conservées en réserves à Paris, est en construction à Liévin (62) jusqu’à la fin du premier semestre 2019. Le CCL sera constitué d’espaces de réserves (9 600 m2), d’espaces de traitement des collections permettant la réalisation de chantiers de collections et de petites interventions de conservation préventive ou curative, et d’espaces de mise à disposition et d’étude des collections réservés uniquement aux professionnels. Partie intégrante de l’établissement public du Musée du Louvre, rattaché à la Direction de la recherche et des collections et en lien fonctionnel étroit avec les départements de conservation du musée responsables des collections, le CCL ne sera pas ouvert au public, hors public professionnel accueilli sur rendez vous. Au sein du CCL, le service administratif et financier recrute un(e) chargé(e) de gestion administrative – RH, afin d’assurer le fonctionnement administratif du centre de conservation du Louvre pour permettre l'accès aux œuvres des professionnels et les meilleures conditions de conservation de celles-ci afin de participer au rayonnement du musée du Louvre.

Responsibilities

Accueil du Centre de conservation du Louvre

  • Assurer l’accueil téléphonique et physique et l’orientation des différents interlocuteurs du Centre, y compris au poste d’accueil situé dans le hall

  • Renseigner les interlocuteurs (information de premier niveau), relayer si nécessaire vers la personne compétente et transmettre les messages téléphoniques

  • Assurer de manière générale la circulation et la diffusion des informations internes et externes. Gestion administrative et organisation matérielle

  • Suivre et mettre à jour le planning de visites des utilisateurs

  • Suivre et contrôler le planning d'occupation des espaces de bureaux

  • Organiser les déplacements des visiteurs : réservation des billets de train, planification des trajets de liaison avec la gare, réservation des demandes de repas et d’hébergement, préparation des badges de circulation

  • Gérer les besoins courants en fournitures de bureau, équipements et consommables et assurer leur distribution. Secrétariat du Centre de conservation du Louvre

  • Réceptionner, enregistrer et ventiler le courrier du Centre de conservation

  • Effectuer le classement et l’archivage du courrier et des divers documents y compris électronique

  • Saisir et mettre en forme les courriers, notes, compte-rendu de réunions, fiches de procédure et participer à la préparation des dossiers

  • Contribuer à la mise à jour du fichier de contacts. Participation à la gestion des Ressources Humaines du Centre de conservation

  • Gérer les panneaux d'information : affichage et mise à jour des avis de stage, fiche info, calendrier des concours, informations de l’établissement

  • Assumer le rôle de correspondant Osiris (contrôle et saisie des demandes d'absences particulières et des récupérations, contrôle mensuel des situations, répondre aux demandes des agents concernant leur situation)

  • Alimenter le tableau de suivi des congés des agents du centre.

Requirements
  • Maîtrise de l’orthographe, de la prise de notes et des techniques rédactionnelles

  • Maîtrise de l’environnement administratif, juridique et financier (réglementation, procédures, interlocuteurs…) du musée du Louvre et du ministère de la Culture.

  • Maîtrise de l'organisation, de la gestion et la restitution de l’information

  • Maîtrise des outils bureautiques standards (Word, Excel, Outlook, Power point)

  • Connaissance des logiciels spécifiques (NAGA, OSIRIS)

  • Connaissance de l'anglais

  • Connaissance de la règlementation en matière de conservation des archives publiques

  • Notions en gestion des Ressources Humaines (statut de la fonction publique, droit à la formation…)

How to Apply

Le titulaire du poste pourra également être amené à réaliser une partie des missions assurées par le chargé de gestion administrative - finances (notamment les questions relatives à la bonne exécution financière) lors de l’absence de celui-ci ou en cas de plan de charge particulièrement important.

MODALITES :

Les candidatures (CV et lettre de motivation) sont à adresser au service recrutement et mobilité: candidatures@louvre.fr

Contact
Posted on April 12